过渡指南– ISO 14001:2015

自从新的ISO 14001标准发布以来已经过去了一年多的时间,而且很明显,没有确定的方法可以满足要求。主观性意味着,由于从一个系统到另一个系统的差异越来越大,外部审计师必须以开放的心态进行每次审计。这并不是一件坏事,但是,知道从哪里开始可能会有些困难,尤其是当有很多不同的做事方式时。在过去的一两年中,我们在Green Element一直在收集我们的资源,参加网络研讨会,培训和与其他环境专业人士讨论新标准。在整个这段时间里,我们已经制定了详细的,经过深思熟虑的行动计划,不仅包括我们自己对条款的理解,还包括我们在此过程中遇到的所有不同观点。在不赘述的情况下,我们希望针对这些条款提供更实用的指南,并提供一些示例,您可以进行一些更改和添加以安全过渡。

4.0– Context

该条款通常被忽略,但实际上是新标准的基础。首先,明确定义您的界限,这不仅意味着描述环境管理系统(EMS)通用范围的几句话。例如,如果您的公司是大型综合体中的租户,那么到什么时候您将失去影响力或控制力?废物区是共享的吗?您可以控制通用零件吗?如果您有多个站点,则EMS范围也涵盖这些站点吗?如果范围仅包括总部,则需要明确说明并且必须在环境政策中予以反映。对于定义物理边界,诸如场地计划和场地排水计划之类的文档将非常有用。 然后,您需要考虑内部和外部问题以及相关方的需求和期望。随时参考您的影响和方面的记录,但在进行下一步之前,请查看您的公司是否完成了PESTLE(政治,经济,社会,技术,法律,环境)分析,或作为其业务战略一部分的类似内容。这将节省您一些时间,也有助于集成EMS。对于外部问题,请记住考虑环境如何影响您的业务,例如气候变化,洪水泛滥的资源稀缺等。这将在以后。对于感兴趣的各方,请考虑您的员工,客户,供应商,甚至您当地的主管部门和自来水公司的要求和期望。同样,请不要害怕在适当的情况下参考其他文件,例如您的法律记录。最后,您应该获得一个全面的部分,为您提供整个EMS其余部分的参考点。

5.0– Leadership

可能是新标准中最重要的条款,但经常被证明是最具挑战性的条款。我认为从实现的角度来看,这样做的原因之一是很难证明。根据新的“ 5.2”条款更新了环境政策后,无需进行记录。那么,接下来呢?作为外部审计师和顾问,如果我认为这是标准其他部分失败的根本原因,那么我会毫不犹豫地针对“ 5.1领导和承诺”条款提出不符合项。因此,当务之急是与高级管理层进行认真的讨论以及对他们的期望。这里的关键点是,预计他们不会每天做更多的事情,但是希望他们了解更多。这就是将EMS整合到战略计划中的地方。例如,目标和目标可以与财务和公司政策一起视为整体业务战略的一部分。
我还想说一下有关EMS重要性的交流。有许多方法可以实现,但是如果资源紧张,即使是简单的公司电子邮件也可以证明这一点。尽管通常情况下,更具想象力的东西会产生更大的效果。对于大型公司,相关人员需要了解EMS的重要性。例如,高层管理人员与“中层管理人员”之间的沟通对于允许某些员工分配时间至关重要。预计管理层应认真考虑改善环境的项目和提议,并分配财政和时间资源。最后,请确保您在外部审计期间预留时间,以便在高级管理层和审计师之间进行讨论。问题可能会涉及到目标和目的,甚至是管理层为什么将某个“风险”确定为高还是低。要记住的最重要的事情是集成。与业务过于隔离的系统将难以合规。

6.0– Planning

我认为这是一个很棒的条款,并且很容易遵循,只要您在建立“上下文”时就将其纳入工作范围即可。 “风险与机遇”的引入使EMS变得更加商业友好,并且将有助于上述集成。确定您的风险和机会的一种简单方法是调整您的影响和方面的记录。例如,您可以针对诸如泄漏等方面包括声誉和财务风险。您也可以考虑一些积极方面,以帮助发现机会,例如进行改进。请记住,您只是要将业务风险和机会级别分配给在“ 4.0”中识别的所有问题以及当前方面。不要忘记考虑合规性义务,并使其与您的业务范围相关。 现在,在查看合规义务时,您需要查看更多的“合法”注册,作为“合规”注册。因此,必须包括以某种方式与环境相关的任何行业成员资格,志愿服务,招标要求等。考虑一下“ 4.2”中提到的有关各方。关于环境目标,请尽量将其与您的风险,机会和重大影响联系在一起。对于某些风险,您可能只是采取了适当的程序和控制措施以将其最小化,就像您会产生重大影响一样。只要记住将目标和目标输入业务流程即可。

7.0– Support

本条款与领导力有关,重点是沟通。在“ 7.3意识”下,不仅仅是员工需要了解的环境政策。现在,员工必须意识到自己的角色对环境有何影响,他们对EMS有效性的贡献以及不符合规定的含义。如前所述,企业之间的沟通渠道各不相同,因此请找出最适合您公司的渠道,并记住您需要能够证明这一点。我什至要说,即使是很小的通信,例如提醒人们关灯的电子邮件,也应该记录下来。显然,这对于某些行业而言并不重要,但是对于您的普通办公室而言,这将会有所作为。人们也更加关注外部沟通,不再决定就重大影响进行沟通。考虑一下您想交流的内容,已经交流的内容并以一种或另一种方式记录下来。

8.0– Operation

此条款的主要新增内容是生命周期透视图的引入。显然,每个行业所需的工作水平各不相同,但对于您的普通办公室,您应该开始工作,但要查看当前的采购政策。查看固定资产,纸张,IT设备,清洁产品,咖啡等的现有合同,并了解为什么选择这些供应商。他们是否必须填写供应商问卷并提交招标要求?您应该致力于将环境问题整合到此过程中,例如行进距离,使用的材料,环境证明等。这些可以用于新合同和审查当前合同。另外,请考虑您公司价值观的外部交流,即您的环境政策。除了查看产品和服务的来源之外,您还需要评估它们的使用寿命终止和最终处置。这意味着要检查所有废物流,并尽可能应用“废物等级”。

9.0–绩效评估

就像ISO 14001:2004中的“ 4.5检查”一样,此子句位于正在进行的大部分工作中,并且现在还包括管理评审。没有任何重大变化,但是肯定会更加重视合规性评估。期望对合规性义务进行更详细的审查,并保持对合规性状态的实时了解和理解。因此,我将尝试更频繁地检查合规性注册,并在必要时增加审核次数。沟通策略中肯定应包含合规性义务,并且还应考虑合规性审计的趋势,并确保将其包括在管理评审中。 关于监视,现在从评估产品和服务的生命周期可能显而易见,监视它们将是有益的。很明显,这是您有影响力和机会改善环境的地方,例如减少数量。由于监视数据更可能在内部和外部进行通信,因此,数据是否可靠可靠是至关重要的。因此,应定期进行更广泛,更客观的审核。在新标准中,对管理审核的更改是不言而喻的,但是正式记录输出非常重要。任何行动和目标都可以在必要时反馈到目标和目的中。另外,请尝试确保管理层参与每个主题,并且他们同意所介绍的内容。例如,可以在外部审计中讨论前面提到的风险和机会,因此他们需要知道已发现的内容。最好在审计日期之前进行管理评审,这是一个好主意,因此可以加快EMS的速度。

10.0– Improvement

该条款现在是“不合格与纠正措施”的正确位置。同样,没有重大变化,但是可能需要确保纠正措施程序可以有效消除不符合项的原因,以便通过确定是否存在类似不符合项或可能发生不符合项,在其他地方不再发生或发生纠正措施。至于“ 10.3持续改进”,希望可以在整个EMS中得到证明,但在管理评审中也将其作为“持续改进的机会”。充分利用本节的内容至关重要,因为通常会有许多行动/项目可以极大地改善公司和EMS,但只需要管理支持即可。对我来说,有一个专门用于EMS持续改进的条款会给那些刚起步的人一个亮点,这太普遍了。
我应该提一下,我们上面概述的只是一个粗略的指南,绝不是成功过渡到ISO 14001:2015的唯一方法。但是,它应该为您提供想法和实现这一跨越的良好起点。过渡时将很清楚,这些子句之间的联系比以前更多。我认为,它们可以很好地相互补充,如果您付出努力,它是一种非常有用的工具,不仅可以帮助改善环境,还可以改善您的整体业务。

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